HTML, CSS, PHP, XML und MySQL – wenn Sie eine Webseite erstellen oder umgestalten wollen, sollten Sie diese Sprache sprechen.

Sie sind eher kein Informatiker und fühlen sich wie in einem Fanta 4-Song? Dann ist CMS die einzige Abkürzung, die Sie kennen sollten: Diese Software-Lösung hilft Ihnen, einen eigenen Internetauftritt zu generieren oder die Arbeit an Ihrer bereits bestehenden Seite zu vereinfachen.

Was ist ein CMS?

Im folgenden Artikel beschreiben wir die verschiedenen Funktionen, Arten und Anwendungsfelder eines Content-Management-Systems. Wir klären die technischen Voraussetzungen und wie Sie das richtige System finden.

Doch zuerst: Wie genau definiert sich ein CMS?

Der englische Begriff Content-Management-System, abgekürzt CMS, bezeichnet eine Software zur Verwaltung von Inhalten meist auf Webseiten. Der Inhalt – Text, Bild, Multimedia – kann von mehreren Nutzern ohne Programmierkenntnisse über eine grafische Benutzeroberfläche erstellt, bearbeitet und publiziert werden.

Kleiner Zeitsprung: In den 1980er Jahren begannen Zeitungen und Zeitschriften mithilfe von Redaktionssystemen ihren Produktionsprozess zu vereinfachen. Diese ermöglichten ein unkompliziertes Bearbeiten und Verwalten von Texten und Bildern innerhalb eines Layouts. Aufgrund des entstehenden Online-Journalismus wurden diese Softwaresysteme zunehmend auch bei Webseiten verwendet. Für die Arbeit speziell an Internetauftritten erfolgten Anpassungen und Weiterentwicklungen, die ersten Web-Content-Management-Systeme entstanden.

Die Begriffe Redaktionssystem und CMS werden oft synonym verwendet, sind jedoch nicht gleichbedeutend: Beide erleichtern das Arbeiten an Inhalten, Redaktionssysteme werden allerdings hauptsächlich im Verlagswesen für Printmedien eingesetzt, (Web) CMS für die Erstellung von Webseiten verwendet. Klar dazu abzugrenzen sind die Shopsysteme, die inzwischen zwar immer häufiger einige Funktionen eines CMS beinhalten, aber in erster Linie auf den Verkauf von Waren ausgelegt sind.

Was kann ein CMS?

Einfach gesagt: Ein CMS erleichtert und beschleunigt das Arbeiten an einer Webseite. Das Einrichten des Systems sollten Sie zwar einem Experten überlassen, da der Aufwand für die Anpassung und die Konfiguration des Programms nicht zu unterschätzen ist. Im Alltagseinsatz benötigen Sie jedoch nur wenige Spezialkenntnisse – CMS wurden entwickelt, um Internetauftritte ohne die Hilfe von Webdesignern und Programmierern verwalten und aktualisieren zu können.

Die Funktionen eines CM-Systems kann man daher grob in die folgenden vier Gruppen gliedern:

Editieren: Inhalte können erstellt, bearbeitet, verwaltet und publiziert werden

Gestalten: über Templates (fertige Designvorlagen) kann ein einheitliches Layout erstellt und beibehalten werden

Berechtigen: unterschiedliche Zugriffsrechte können erteilt und Bearbeitungsmöglichkeiten eingeschränkt werden

Speichern: alle Änderungen werden protokolliert und gespeichert, alte Versionen können wiederhergestellt werden

Die beschriebenen Elemente sind die Kern-Bestandteile eines CMS, meist gehen die Funktionen darüber hinaus. Zusätzlich können je nach System weitere Features entwickelt oder mithilfe von sogenannten Plugins, Extensions oder Modulen hinzugefügt werden.

Wie viele CMS gibt es?

Die meisten Systeme sind ähnlich aufgebaut und unterscheiden sich nur in Details. Versuchen Sie aber Ihr Glück bei Google, finden Sie eine unüberschaubare Anzahl von Ergebnissen. Zurzeit gibt es mehrere hundert Software-Lösungen, hier eine Liste der beliebtesten zehn Programme weltweit:

WordPress 63,1%
Joomla 4,3%
Shopify 3,8%
Drupal 2,8%
Squarespace 2,5%
Wix 2,3%
Bitrix 1,7%
Blogger 1,6%
Magento 1,4%
OpenCart 1%

Quelle: Statista „Ranking der 10 Content-Management-Systeme (CMS) weltweit nach Markanteil im April 2020“

Je nach Land gibt es jedoch völlig unterschiedliche Nutzerzahlen: WordPress belegt zwar fast überall Platz 1, aber auf den nachfolgenden Rängen sieht es in Europa völlig anders aus als in Amerika. Das hierzulande beliebte Typo3, das sich besonders für mittelständige Unternehmen eignet, spielt international nur eine kleine Rolle, in Deutschland und Österreich zählt es allerdings zu den bekanntesten CMS und belegt Platz 2.

Deutlich wird durch diese Liste vor allem, wer den Markt beherrscht: Denn auch wenn es Unterschiede in der Verbreitung gibt, gehören doch alle genannten Programme in den Open Source-Bereich. Warum diese so beliebt sind, erklären wir im nächsten Abschnitt.

Wer entwickelt CMS?

Nun kommt der Kosten-Faktor ins Spiel: Was unterscheidet „kostenlose“ Open Source-Projekte von proprietären Programmen? Wo liegen die Vor- und Nachteile?

Open Source CMS: Die Software wird über gängige Lizenzen wie MIT oder GPL frei verbreitet, ist quelloffen und kann von jedem Nutzer verändert werden.

Sie können das System an Ihre individuellen Anforderungen anpassen: entweder selbstständig, über bereits vorhandene Erweiterungen aus der Community oder professionelle Dienstleister
Umfangreiche Dokumentationen und ein transparenter Entwicklungsprozess sorgen dafür, dass Software-Fehler meist zeitnah erkannt und behoben werden, können dadurch aber auch zum Sicherheitsrisiko werden
Große CMS gelten als zukunftssicher

Proprietäres CMS: Die Software wird von einem Unternehmen entwickelt und in der Regel als kommerzielles Produkt mit einer kostenpflichtigen Lizenz vertrieben. Der Quellcode ist Anwendern nicht zugänglich.

Es gibt einen Ansprechpartner, der verantwortlich ist
Sie sind abhängig von einem einzelnen Hersteller
Sicherheitslücken bleiben meist länger versteckt

Die Empfehlung geht hier klar zur Open Source-Lösung: Die niedrigen Fixkosten überzeugen, auch wenn die variablen Kosten für Installation und Anpassungen nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Während im Bereich der Sicherheit beiden Modelle Vor- und Nachteile haben, überzeugt am Ende vor allem die Unabhängigkeit von einem Einzelunternehmen, das die Produktentwicklung einstellen oder sogar in Konkurs gehen könnte.

Was benötigt ein CMS?

Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des passenden CMS ist Ihr Webhost. Sind Sie noch neu im Geschäft und haben sich noch nicht für einen Anbieter entschieden, steht Ihnen hier noch jede Wahl offen. Besitzen Sie bereits einen Internetauftritt, müssen Sie auf die Kompatibilität Ihres Webservers und des gewünschten Content-Management-Systems achten.

CMS stellen eine Vielzahl an Anforderungen an einen Webserver: Die Datenbanken, Skripte und Betriebssysteme, die das System benötigt, müssen serverseitig bereitgestellt werden. Ist dort beispielweise die benötigte PHP-Umgebung nicht installiert, kommt es zu erheblichen Problemen. Sie sollten sich daher unbedingt am Anfang des Auswahlprozesses bei Ihrem Provider erkunden, welche technischen Rahmenbedingen vorliegen bzw. welche Software-Lösungen unterstützt werden.

Wie lassen sich CMS unterscheiden?

Um das große Angebot an Software-Lösungen einzugrenzen, schauen wir uns die Anwendungsfelder der Content-Management-Systeme an. Aus fachlicher Sicht lassen sich drei zentrale Bereiche unterscheiden:

Web-Content-Management
Hier liegt der Schwerpunkt auf dem gemeinsamen Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Inhalten durch mehrere Personen. Eine umfangreiche Rechteverwaltung mit unterschiedlichen Freigabebereichen ist daher unerlässlich; zusätzlich kommen eine integrierte Volltextsuche, die Veröffentlichung von News sowie die Möglichkeit einer mehrsprachigen Umsetzung hinzu.
Blog-Publishing/News
Wie der Name schon sagt, liegt der Fokus in diesem Anwendungsfeld vor allem beim Blogging. Neben dem unkomplizierten Erstellen und (zeitgesteuerten) Veröffentlichen von Artikeln und News, ist außerdem die logische Verknüpfung und sinnvolle Kategorisierung ein fester Bestandteil. Für die Interaktionsmöglichkeit mit dem Leser ist zusätzlich die Kopplung mit Social Media-Plattformen sowie Web 2.0-Features wie zum Beispiel die Kommentarfunktion notwendig.
Social Publishing/Communitys
In einer Web-Community werden die Inhalte im Idealfall hauptsächlich von einer aktiven Nutzergruppe und nicht dem Betreiber selbst erstellt (User Generated Content). Darüber hinaus wird dieser kommentiert, diskutiert, bewertet und ergänzt. Hierfür ist ein komplexes System notwendig, dass über die Standardfunktionen der Inhaltsverwaltung hinausgeht und sich meist aus interaktiven Modulen zusammensetzt.

Wenn Sie sich daran orientieren, welcher der genannten Bereiche bei Ihnen im Vordergrund steht, können Sie schon einen großen Teil an Programmen für sich ausschließen.

Wie finden Sie das passende CMS?

Zusammenfassend zeigt sich, dass Content-Management-Systeme viele Vorteile bieten: Bei kleinen Webseiten ersparen Sie sich den Aufwand, eigenes Technik-Know-how mitzubringen oder anzueignen. Bei Seiten mit komplexeren Inhalten, die regelmäßig aktualisiert und erweitert werden, steigern Sie die Produktivität aufgrund der schnellen und flexiblen Verwaltung. Klar wird dadurch aber auch, dass es nicht eine optimale Lösung für alle gibt. Die Programme unterscheiden sich mehr oder weniger nach Art und Funktion – so überzeugt je nach Anforderung das eine oder das andere System.

Um die Anforderungen an Ihr CMS zu definieren, müssen Sie sich das Konzept und die Zielsetzung Ihres (geplanten) Webauftritts anschauen. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen, eine Richtung zu finden:

Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrem Webauftritt: z.B. Erhöhung der Reichweite, Umsatzsteigerung?
Welche Rahmenbedingungen gibt es: z.B. Zeitpläne, Budget, technische Voraussetzung bestehender Systeme?
Welche Wünsche soll das System erfüllen: für den Redakteur, die IT, den Kunden?

Mit den Antworten auf diese Fragen können Sie sich an eine Agentur wenden, diese berät und unterstützt Sie bei der Suche nach dem richtigen CMS. Welche Fragen bei einem Erstgespräch üblicherweise gestellt werden, erläutern wir im nachfolgenden Beitrag „Die richtige Wahl: Welches ist das beste CMS?“. Dort geben wir auch Beispiele, welche Software sich konkret für eine bestimmte Situation eignet. Möchten Sie sich lieber direkt in einem Gespräch mit uns austauschen, kontaktieren Sie uns einfach über hello@wus.agency.